Administration

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Inhaltsverzeichnis

1 Menü Administration
2 Mitarbeiter
3 Kunden
4 Subunternehmer
- 4.1 Subunternehmerakte
- 4.2 Subunternehmern anlegen
5 Veranstaltungen
- 5.1 Veranstaltung anlegen
- 5.2 Veranstaltung ändern
6 Objekte
7 Qualifikationen & Funktionen
8 Firmierung
9 Ressourcen
10 Berechtigungen
11 Administrator
12 User

Menü Administration

Menüstruktur

Mitarbeiter	Kunden	Subunternehmer	Veranstaltungen	Objekte	Qualifikation	Tarif
Mitarbeiter anlegen	Kunden anlegen	Subunternehmer anlegen	Veranstaltung anlegen	Objektart anlegen	Neue Qualifikation hinzufügen	Tarife einrichten
Mitarbeiter suchen	Map			Objekt anlegen	Neue Funktion hinzufügen	Zuschläge
Mitarbeiterliste importieren				Objekt-Master anlegen
Mitarbeiterliste exportieren
Mitarbeitereinsätze drucken
Personalerfassungsbogen
Map
Dienstausweise drucken
Gruppen
Verträge

Mitarbeiter

Mitarbeiterakte

Jeder Mitarbeiter hat auch seine eigene Mitarbeiterakte. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs:

Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter suchen

Über die Schaltflächen können Sie nach Mitarbeitern mit entsprechenden Kriterien suchen. Das Prozent-Zeichen entspricht dem Sternchen-Platzhalter von Microsoft-Systemen. Die Suchfunktion zeigt nur Mitarbeiter ihrer Area an und auch nur Mitarbeiter, die noch im Unternehmen tätig sind. Mitarbeiter, die ausgeschieden sind, werden bei der Suchfunktion nicht berücksichtigt. Im Suchergebnis können Sie per Klick auf die E-Mail-Adresse direkt dem Mitarbeiter eine E-Mail schicken, oder über Rundmail direkt allen Mitarbeitern mailen. Über einen Klick auf Gruppen-SMS besteht die möglichen den ausgesuchten Mitarbeitern eine SMS zu schicken.

Mitarbeiterliste Importieren

Mitarbeiterliste exportieren

Durch Klick auf "Mitarbeiterliste exportieren" lädt der Browser eine aktuell generierte .csv-Datei herunter. In der Datei finden sich alle Mitarbeiterdaten in tabellarischer Form. Zur Betrachung oder Bearbeitung der Liste ist ein Programm wie Excel erforderlich.

RV Befreiungsanträge drucken

Seit dem 1. Januar 2013 unterliegen Arbeitnehmer, die eine geringtfügige entlohnte Beschäftigung (450-Euro-Minijob) ausüben, grundsätzlich der Versicherungs- und vollen Beitragspflich in der gesetzlichen Rentenversicherung. Ist die Versicherungspflicht nicht gewoll, kann sich der Arbeitnehmer von ihr befreien lassen. Hier besteht die Möglichkeit ein ausgefülltes Formular für jeden Mitarbeiter auszudrucken und von diesem unterschreiben zu lassen.

Dienstpläne drucken

Die Dienstpläne der Mitarbeiter können für diese einzeln als .pdf-Datei generiert werden. Dabei gibt es die Möglichkeiten "drucken" für das erstellen der .pdf-Datei auf dem aktuell verwendeten Rechner zum anschließenden ausdrucken und "per Mail" für das Versenden der Datei an eine Mailadresse. Im Dienstplan sind sowohl bevorstehende als auch vergangene Einsätze aufgeführt.

Dienstausweise drucken

Mit der Funktion "Dienstausweise drucken" lassen sich von den im entsprechenden Menü ausgewählten Mitarbeitern Ausweise im PDF-Format erstellen, die anschließend ausgedruckt werden können.

Personalerfassungsbogen

Zur Erfassung neuer Mitarbeiter kann der "Personalerfassungsbogen" mit einem Klick auf den entsprechenden Button runtergeladen werden. Im gleichen Menü lässt sich auch ein eigener Bogen hinterlegen. Dafür den Button "Datei auswählen" und anschließend "Datei hochladen" klicken.

Gruppen

Es besteht die Möglichkeit Mitarbeiter in Gruppen zu gliedern, damit man sie z. B. über die Kommunikation gezielter Informieren kann. Mitarbeiter können in mehreren Gruppen sein.

Um eine neue Gruppe anzulegen muss ihr demnächst einen Namen geben (5) und dann über die Schaltfläche "Neue Gruppe anlegen" (6) speichern. Links (1) stehen dann die bereits angelegten Gruppen und daneben (2) die zur Gruppe gehörenden Mitarbeiter. Daneben befinden sich die Schaltflächen (3) zum Hinzufügen und Entfernen der Mitglieder in die jeweilige Gruppe. Auswahlfenster (4) sind alle Mitarbeiter ihres Unternehmens aufgelistet.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit aus mehreren Gruppen eine "große" Gruppe zu machen. Diese kann man über die Schaltfläche "Gruppengruppierungen verwalten" (7) einrichten und auch bearbeiten. Das Anlegen funktioniert genauso wie bei einer "normalen" Gruppe.

Grundlöhne

Mit den Grundlohn kann man eingeben, dass der Mitarbeiter nach einer bestimmten Zeit eine Lohnerhöhung bekommt. Dafür gibt man der Erhöhung einen Namen (1)und speichert dieses. Danach trägt man ein nach wieviel Monaten der Mitarbeiter mehr Lohn bekommen soll (4). Dort wird aber die reine Erhöhunh eingetragen. Es ist jedoch zu beachten, dass in der Mitabeiterakte unter Vertragsdaten das Eintrittsdatum und die Grundlohnerhöhung eingetragen werden muss, da die Lohnerhöhung automatisch funktioniert.

Unter Auswahl (2) kann man die bereits angelegten Grundlohnerhöhungen sehen und wenn man einen anklick direkt dadrunter (3) was hinter der Erhöhung verbierkt.

Verträge

Im Menüpunkt "Verträge" können Vertragsarten erstellt werden, die in dem jeweiligen Unternehmen Grundlage der Beschäftigung sind. Diese können mit weiteren Eigenschaften versehen werden, um entsprechende Warnmeldungen bei unter- oder überschreiten der angegeben Stunden oder des angegebene Lohns.
Vertragsname: Abrechnungsart
min Stunden / Woche: Menge an Stunden, die Mitarbeiter mit dieser Vertragsart mindestens pro Woche arbeiten müssen.
max Stunden / Woche: Menge an Stunden, die Mitarbeiter mit dieser Vertragsart höchstens pro Woche arbeiten dürfen.
min Lohn / Monat: Höhe des Lohns, den Mitarbeiter mit dieser Vertragsart mindestens pro Monat verdienen müssen.
max Lohn / Monat: Höhe des Lohns, den Mitarbeiter mit dieser Vertragsart maximal pro Monat verdienen dürfen.
Zulagen:
max Tage im Jahr: Menge an Tagen, die Mitarbeiter mit dieser Vertragsart höchstens in einem Jahr arbeiten dürfen.

Bewerber

Im System gibt es die Möglichkeit über eine Bewerbungseite, die Bewerber direkt ins System zu integrieren. Hier finden als Beispiel das Berwerberformular unserer Demo Die Daten werden in die Übersicht übernommen und können dort verwaltet werden.

Als erstes stehen die eingegangen Berwerbungen. Sobald man auf den Namen des Bewerbers klickt öffnet sich ein Fenster in dem man direkt ablehen oder zum Gespräch einladen kann.

Sobald man einen Bewerber auf einzuladen gesetzt taucht er hier auf man kann den Termin zum Bewerbungsgespräch eintragen.

Hier stehen die Bewerber die zum Gespräch eingeladen wurden und das Datum des Gesprächs. Im Detailfenster kann eingetragen werden, ob der Bewerber zugesagt hat, einen neuen Termin setzen, den Bewerber wieder ablehnen oder annehmen.

Sobald der Bewerber angenommen wirde taucht er in dieser Liste ein. Im Detailfenster kann der Bewerber dann auch immer noch abgelehnt werden und falls er ins System übernommen werden soll muss unten das Eintrittsdatum eingetragen werden.

Hier tauchen alle abgelehnten Bewerbungen auf. Im Detailfenster kann man den Bewerber auch wieder auf die einzuladene oder angenommene Liste setzen. Natürlich kann die Bewerbung auch gelöscht werden.

Urlaub

Hier kann der Resturlaub der Mitarbeiter in das aktuelle Jahr übertragen werden. Zum Übertragen die betreffenden Mitarbeiter anhacken (1) und dann auf "Resturlaub übertragen" klicken (2). Wenn der Urlaub erfolgreich übertragen ist steht vor dem Mitarbeiter in grüner Harken .

Wenn man auf einen Mitarbeiter klickt gelangt man in die Urlaubsakte des jeweiligen Mitarbeiters.

Kunden

Eine Übersicht aller Kunden.

Kundenakte

Jeder Kunde hat auch seine eigene Kundenakte. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs.

Kunden anlegen

Über den Punkt Kunde anlegen können die neuen Kunden angelegt werden. Die Pflichtfelder müssen für die Anlage ausgefüllt werden. Ggfs. kann eine abweichende Rechnungsadresse eingegeben werden und falls nicht von den Stammdaten übernommen werden.

Kunden suchen

Über die ser Suche kann man nach bestimmten Parameter in den Kunden suchen.

Kundenliste exportieren

Die Kundenliste kann in eine csv-Datei exportiert werden.

Hier eine Beispiel für den Export der Kundenliste:

Subunternehmer

Unser System bietet die Möglichkeit, auch Subunternehmer anzulegen und zu verwalten.

Subunternehmerakte

Jeder Subunternehmer hat seine eigene Subunternehmer. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs.

Subunternehmern anlegen

Über den Punkt Subunternehmer anlegen können die Subunternehmer angelegt werden. Die Pflichtfelder müssen für die Anlage ausgefüllt werden. Ggfs. kann eine abweichende Rechnungsadresse eingegeben werden und falls nicht von den Stammdaten übernommen werden.

Veranstaltungen

Eine Übersicht der bereits angelegten Veranstaltungen.

Veranstaltung anlegen

Hier kann die neue Veranstaltung angelegt werden. Dieses ist zwingend erforderlich um einen neuen Termin unter Planung anzulegen.

Veranstaltung ändern

Die Daten der Veranstaltung kann geändert werden. Sollte die Veranstaltung schon einmal geplant worden sein, findet sich auf der rechten Seite (1) das Staffing.

Objekte

Objektakte

Jedes Objekt hat seine eigene Objektakte. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs.

Objektart anlegen

Objekt anlegen

Schichtrythmen verwalten

Objekt Gruppen

Qualifikationen & Funktionen

Firmierung

Die Firmierung ist notwendig für die pdf-Dokumente.

Ressourcen

Berechtigungen

Im den Berechtigungen, können Sie Ihre Berechtigungen verwalten. Dies kann allerdings nur ein Administrator einstellen. Zudem werden Ihnen auch die Anzahl der Berechtigungen angezeigt.

Admin (2/3) bedeutet, dass 2 von 3 möglichen Administrator aktiviert worden sind.

Planer (1/3)bedeutet, dass 1 von 3 möglichen Planern aktiviert worden sind.

User 200/250) Hier sehen Sie, wieviele User (Mitarbeiter) Sie noch anlegen können. Als User werden immer nur aktive und inaktive User gezählt. Ausgeschiedene User fallen hier heraus.

Folgende Berechtigungen sind derzeit im System:

Administrator

Der Administrator hat alle Rechte im System.

Planer

Controller

Einsatzleiter

Objektleiter

User

Um alles in unserer Software steuern zu können, benötigt man ein recht aufwendiges Berechtigungskonzept. X = Sehen XX = Sehen und Editieren * = bedingt

Thema	Admin	Planer	Controller	EL	OL	User
Startseite
Leistungsbereitschaft	XX	XX	X	X	X	X
Tagesplan	X	X		X	X	X
Neuigkeiten	XX	XX	XX	X	X	X
Dienstanweisungen	XX	X	X	X	X	X
Deine Schichten drucken	X	X	X	X	X	X
Abgeglichene Schichten	X	X	X	X	X	X
Mitarbeiter Geburtstage	X	X
Online Erfassung	X	X
Neuigkeiten
Sehen	XX	XX	X	X	X	X
Planung
Neuer Termin	XX	XX
Listenansicht	X	X	X	X	X	X
Objekt-Planung	XX	XX	X		XX*	X*
Mitarbeiter Planung	XX	XX
Staffing	X	X
Clearing	X	X
Verstöße	X	X
Kommunikation
SMS sehen	XX	XX
E-Mail sehen	XX	XX
Standartext	XX	XX
Abgleich
Abgleich	XX	XX
Objektabgleich	XX	XX			X*	X*
Eigener Abgleich	XX	XX	X	X	X	X*
Abrechnung
Abrechnung	XX	XX	X
Eigene Abrechnung	XX	XX	X*	X*	X*	X*
Controlling
Mitarbeiter	XX	XX
Kunden	XX	XX
Subunternehmer	XX	XX
Veranstaltungen	XX	XX
Planungen	XX	XX
Reportings	XX	XX
Administration
Mitarbeiter	XX	XX			X*	x*
Kunden	XX	XX
Subunternehmer	XX	XX			X*
Veranstaltungen	XX	XX
Objekte	XX	XX
Qualifikationen	XX
Tarif	XX
Firmierung	XX
Ressourcen	XX	XX*
Berechtigungen	XX
Einstellungen