Administration

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Version vom 7. Januar 2014, 15:42 Uhr

Menü Administration

Menüstruktur

Mitarbeiter

Mitarbeiterakte

Jeder Mitarbeiter hat auch seine eigene Mitarbeiterakte. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs:

Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter suchen

Über die Schaltflächen können Sie nach Mitarbeitern mit entsprechenden Kriterien suchen. Das Prozent-Zeichen entspricht dem Sternchen-Platzhalter von Microsoft-Systemen. Die Suchfunktion zeigt nur Mitarbeiter ihrer Area an und auch nur Mitarbeiter, die noch im Unternehmen tätig sind. Mitarbeiter, die ausgeschieden sind, werden bei der Suchfunktion nicht berücksichtigt. Im Suchergebnis können Sie per Klick auf die E-Mail-Adresse direkt dem Mitarbeiter eine E-Mail schicken, oder über Rundmail direkt allen Mitarbeitern mailen. Über einen Klick auf Gruppen-SMS besteht die möglichen den ausgesuchten Mitarbeitern eine SMS zu schicken.

Mitarbeiterliste Importieren

Mitarbeiterliste exportieren

Durch Klick auf "Mitarbeiterliste exportieren" lädt der Browser eine aktuell generierte .csv-Datei herunter. In der Datei finden sich alle Mitarbeiterdaten in tabellarischer Form. Zur Betrachung oder Bearbeitung der Liste ist ein Programm wie Excel erforderlich.

RV Befreiungsanträge drucken

Seit dem 1. Januar 2013 unterliegen Arbeitnehmer, die eine geringtfügige entlohnte Beschäftigung (450-Euro-Minijob) ausüben, grundsätzlich der Versicherungs- und vollen Beitragspflich in der gesetzlichen Rentenversicherung. Ist die Versicherungspflicht nicht gewoll, kann sich der Arbeitnehmer von ihr befreien lassen. Hier besteht die Möglichkeit ein ausgefülltes Formular für jeden Mitarbeiter auszudrucken und von diesem unterschreiben zu lassen.

Dienstpläne drucken

Die Dienstpläne der Mitarbeiter können für diese einzeln als .pdf-Datei generiert werden. Dabei gibt es die Möglichkeiten "drucken" für das erstellen der .pdf-Datei auf dem aktuell verwendeten Rechner zum anschließenden ausdrucken und "per Mail" für das Versenden der Datei an eine Mailadresse. Im Dienstplan sind sowohl bevorstehende als auch vergangene Einsätze aufgeführt.

Dienstausweise drucken

Mit der Funktion "Dienstausweise drucken" lassen sich von den im entsprechenden Menü ausgewählten Mitarbeitern Ausweise im PDF-Format erstellen, die anschließend ausgedruckt werden können.

Personalerfassungsbogen

Zur Erfassung neuer Mitarbeiter kann der "Personalerfassungsbogen" mit einem Klick auf den entsprechenden Button runtergeladen werden. Im gleichen Menü lässt sich auch ein eigener Bogen hinterlegen. Dafür den Button "Datei auswählen" und anschließend "Datei hochladen" klicken.

Gruppen

Es besteht die Möglichkeit Mitarbeiter in Gruppen zu gliedern, damit man sie z. B. über die Kommunikation gezielter Informieren kann. Mitarbeiter können in mehreren Gruppen sein.

Um eine neue Gruppe anzulegen muss ihr demnächst einen Namen geben (5) und dann über die Schaltfläche "Neue Gruppe anlegen" (6) speichern. Links (1) stehen dann die bereits angelegten Gruppen und daneben (2) die zur Gruppe gehörenden Mitarbeiter. Daneben befinden sich die Schaltflächen (3) zum Hinzufügen und Entfernen der Mitglieder in die jeweilige Gruppe. Auswahlfenster (4) sind alle Mitarbeiter ihres Unternehmens aufgelistet.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit aus mehreren Gruppen eine "große" Gruppe zu machen. Diese kann man über die Schaltfläche "Gruppengruppierungen verwalten" (7) einrichten und auch bearbeiten. Das Anlegen funktioniert genauso wie bei einer "normalen" Gruppe.

Grundlöhne

Verträge

Im Menüpunkt "Verträge" können Vertragsarten erstellt werden, die in dem jeweiligen Unternehmen Grundlage der Beschäftigung sind. Diese können mit weiteren Eigenschaften versehen werden, um entsprechende Warnmeldungen bei unter- oder überschreiten der angegeben Stunden oder des angegebene Lohns.
Vertragsname: Abrechnungsart
min Stunden / Woche: Menge an Stunden, die Mitarbeiter mit dieser Vertragsart mindestens pro Woche arbeiten müssen.
max Stunden / Woche: Menge an Stunden, die Mitarbeiter mit dieser Vertragsart höchstens pro Woche arbeiten dürfen.
min Lohn / Monat: Höhe des Lohns, den Mitarbeiter mit dieser Vertragsart mindestens pro Monat verdienen müssen.
max Lohn / Monat: Höhe des Lohns, den Mitarbeiter mit dieser Vertragsart maximal pro Monat verdienen dürfen.
Zulagen:
max Tage im Jahr: Menge an Tagen, die Mitarbeiter mit dieser Vertragsart höchstens in einem Jahr arbeiten dürfen.

Bewerber

Urlaub

Kunden

Kundenakte

Jeder Kunde hat auch seine eigene Kundenakte. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs.

Kunden anlegen

Kunden suchen

Kundenliste exportieren

Subunternehmer

Unser System bietet die Möglichkeit, auch Subunternehmer anzulegen und zu verwalten.

Subunternehmerakte

Jeder Subunternehmer hat seine eigene Subunternehmer. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs.

Subunternehmern anlegen

Veranstaltungen

Veranstaltung anlegen

Veranstaltung ändern

Objekte

Objektakte

Jedes Objekt hat seine eigene Objektakte. Diese gliedert sich in weitere Untermenüs.

Objektart anlegen

Objekt anlegen

Schichtrythmen verwalten

Objekt Gruppen

Qualifikationen & Funktionen

Firmierung

Die Firmierung ist notwendig für die pdf-Dokumente.

Ressourcen

Berechtigungen

Im den Berechtigungen, können Sie Ihre Berechtigungen verwalten. Dies kann allerdings nur ein Administrator einstellen. Zudem werden Ihnen auch die Anzahl der Berechtigungen angezeigt.

Admin (2/3) bedeutet, dass 2 von 3 möglichen Administrator aktiviert worden sind.

Planer (1/3)bedeutet, dass 1 von 3 möglichen Planern aktiviert worden sind.

User 200/250) Hier sehen Sie, wieviele User (Mitarbeiter) Sie noch anlegen können. Als User werden immer nur aktive und inaktive User gezählt. Ausgeschiedene User fallen hier heraus.

Folgende Berechtigungen sind derzeit im System:

Administrator

Der Administrator hat alle Rechte im System.

Planer

Controller

Einsatzleiter

Objektleiter

User

Um alles in unserer Software steuern zu können, benötigt man ein recht aufwendiges Berechtigungskonzept. X = Sehen XX = Sehen und Editieren * = bedingt